Văn hóa doanh nghiệp của Nhật thay đổi vì đại dịch COVID-19

“Hầu hết các doanh nghiệp Nhật Bản truyền thống đều sử dụng văn phòng theo kiểu mọi người ngồi thẳng hàng để người quản lý có thể dễ dàng theo dõi những gì họ đang làm”, ông Shioda chia sẻ. “Họ có thể đang ngủ hoặc đang làm việc. Đó là cách quản lý của người Nhật”

Hoặc, ít nhất là như vậy, cho đến khi COVID-19 xuất hiện.

Người lao động đã có hai tháng ít tiếp xúc với ánh nắng mặt trời, cũng chính là hai tháng làm việc từ xa tại nhà. Hiện tại, sau khi tình trạng khẩn cấp kết thúc, khi nhân viên quay trở lại văn phòng thì các công ty đang phải cân nhắc làm thế nào để đối phó với những thay đổi đột ngột mà đại dịch toàn cầu đã mang tới.

Văn phòng nơi mà nhân viên quay trở lại làm việc hầu hết đều không giống như khi mà họ rời đi. Trên thực tế, các công ty trên khắp Nhật Bản đang dần nhận ra một điều là các doanh nghiệp Nhật có lẽ sẽ phải từ bỏ nhiều truyền thống đã diễn ra trong nhiều năm để có thể tồn tại và phát triển trong thế giới sau đại dịch.

“Cuộc thử nghiệm tự nhiên này khiến chúng tôi nhận thức một cách sâu sắc về những điều “cần thiết” và “không cần thiết”, ông Hiroshi Ono, một giáo sư về quản lý nguồn nhân lực tại trường kinh doanh Đại học Hitotsubashi cho biết. “Tôi nghĩ đây sẽ là một trải nghiệm tuyệt vời để diều chỉnh sự lãng phí trong cách mà người Nhật làm việc”

Nhiều doanh nghiệp Nhật Bản đã từng đánh giá rằng làm việc tại nhà là điều không thể xảy ra, bởi họ sợ nhân viên của mình sẽ sao nhãng và thiếu cố gắng khi không được người quản lý để mắt tới. Tuy nhiên, kể từ khi tình trạng khẩn cấp được tuyên bố rộng rãi tại một số nơi trên đất nước từ ngày 07 tháng Tư, thì biện pháp trên lại đang được áp dụng rộng rãi. Mặc dù quá trình chuyển giao không quá suôn sẻ, nhưng một bài khảo sát được thực hiện trong khoảng thời gian từ 14 tới 17 tháng Tư bởi Liên đoàn doanh nghiệp Nhật Bản – được gọi là Keidanren – đã cho thấy có khoảng 66% nhân viên của các công ty là đang làm việc từ xa.Hiroshi Ono, giáo sư về quản lý nguồn nhân lực tại trường kinh doanh Đại học Hitotsubashi, cho rằng, đại dịch COVID-19 đã mang tới cho các công ty cơ hội để điều chỉnh sự lãng phí trong cách họ vận hành doanh nghiệp.

Ngay sau khi tình trạng khẩn cấp được dỡ bỏ ở Tokyo và các tỉnh lân cận vào ngày 25 tháng Năm, đã có tới hàng triệu người quay trở lại nơi làm việc vào buổi sáng thứ Hai đầu tuần. Tuy nhiên, số lượng các hành khách tham gia vào các chuyến tàu của thủ đô dường như lại không cao như trước đây.

“Chi phí thuê văn phòng quá đắt đỏ”, theo ông Go Imamura, Giám đốc điều hành của Công ty quản lý dự án và thiết kế văn phòng DE-SIGN INC.. “Chi phí cố định ở Tokyo là đặc biệt cao. Nếu bạn có một mặt bằng rộng rãi và đang phải thực hiện giãn cách xã hội, thì bạn có thể yêu cầu một nửa số nhân viên của mình tới làm việc vào các ngày thứ Hai, thứ Tư và thứ Sáu, và một nửa còn lại tới vào các ngày thứ Ba và thứ Năm. Nếu bạn muốn thực hiện giãn cách xã hội với diện tích đang có, thì bạn sẽ phải yêu cầu một nửa số lao động của mình không được phép có mặt tại văn phòng.”

Steelcase vẫn đang làm việc với các doanh nghiệp để thiết kế lại không gian văn phòng của họ trong suốt thời gian diễn ra đại dịch. Ông Shioda cho biết, nhiều công ty đã lắp đặt các dải phân cách acrylic trong suốt giữa các bàn với nhau để đề phòng sự lây lan của virus. Ngoài ra còn một vài biện pháp tự nhiên khác, bao gồm việc để trống một vài ghế để tạo ra một khoảng cách an toàn giữa các nhân viên, điều chỉnh lại các góc bàn để nhân viên không ngồi đối diện nhau và yêu cầu họ đeo khẩu trang.Nhiều doanh nghiệp đang phải cân nhắc làm thế nào để sử dụng không gian làm việc một cách hiệu quả nhất, khi người lao động quay trở lại làm việc sau khi tình trạng khẩn cấp kết thúc.

Ông Eiji Ogawa, lãnh đạo quản lý chiến lược tại Ushio, Inc., một công ty thiết bị chiếu sáng có trụ sở chính ở Tokyo cho biết, “Chúng tôi đang suy nghĩ và chuẩn bị rất nhiều các biện pháp khác nhau. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn là nên suy nghĩ về cách chúng ta sử dụng không gian trong văn phòng thay vì những điều kiện thuận lợi thực tế khác.”

Trong khi một số công ty đã thiết kế lại cách bài trí văn phòng và sắp xếp thời gian làm việc xen kẽ, thì một số có lẽ lại hài lòng với việc thỉnh thoảng làm sạch không gian bằng chất khử trùng.

Toshiro Tanoue là chủ tịch và là CEO của công ty Daiichi Service Solutions Co., Ltd., một công ty bảo trì tòa nhà được thành lập vào năm 1988 với các dịch vụ vệ sinh, khử trùng bể chứa nước và dây chuyền sản xuất trong các nhà máy thực phẩm. Khi việc kinh doanh bắt đầu xuống dốc trong suốt đại dịch, Tanoue đã nảy ra ý tưởng sử dụng nhân sự và thiết bị của công ty để cho ra mắt một dịch vụ vệ sinh và khử trùng mới được gọi là Virus Busters. Mục tiêu của dịch vụ là hướng tới nơi làm việc hoặc nhà ở, những nơi mà có người được kiểm tra là dương tính với Covid-19, hoặc như là một biện pháp phòng ngừa cho những ai lo lắng rằng virus có thể sẽ có mặt tại tòa nhà của họ

Đội ngũ Virus Busters sẽ đi tới các văn phòng không người và khử trùng cẩn thận trong vòng từ 2 tới 10 giờ đồng hồ, tùy thuộc vào kích thước gian phòng. Tanoue nói rằng, kể từ khi ra mắt vào đầu tháng ba, thì hầu như ngày nào anh ấy cũng có đơn hàng, và hy vọng sẽ thấy các công ty tương tự xuất hiện trong những tháng tới. “Ngay cả khi có một người công nhân bị nhiễm bệnh thì toàn bộ nhà máy cũng không bị đóng cửa”. Tanoue công nhận rằng anh ấy đã khá lo lắng về nguy cơ bị sốc nhiệt, khi mà đội ngũ của anh ấy phải làm việc trong những bộ đồ bảo hộ kín mít giữa những tháng ngày hè ẩm thấp. “Văn phòng sẽ đóng cửa một ngày để khử trùng, và sau đó sẽ được mở cửa lại”, anh ấy nói. “Tôi nghĩ chúng ta đang xác định chuyện sống chung với virus”

Nếu những thay đổi vật chất tại nơi làm việc dường như là điều không thể tránh khỏi, vậy còn những thói quen thâm căn cố đế và đôi khi là bí truyền của doanh nghiệp thì sao? Liệu chúng có thể tồn tại trong bức tranh phong cảnh hậu đại dịch? Toshiro Tanoue, lãnh đạo của Virus Busters tin rằng các công ty vệ sinh và khử trùng tương tự sẽ xuất hiện như đội bảo vệ Nhật Bản chống lại sự bùng phát của COVID-19.

Hanko – con dấu cá nhân, là một đặc trưng của các văn phòng Nhật Bản từ thời xa xưa – có vẻ như sẽ trở thành nạn nhân chính đầu tiên. Hanko có chức năng thay thế chữ ký và được sử dụng rộng rãi để xác minh và phê duyệt các chứng từ trong văn hóa văn phòng Nhật Bản, một loại văn hóa vẫn phụ thuộc nhiều vào giấy tờ. Hanko đã bị khiển trách như là một điều làm trở ngại cho hoạt động làm việc tại nhà trong suốt đại dịch. Rất nhiều nhân viên đã phàn nàn rằng họ buộc phải di chuyển đến văn phòng chỉ để đóng dấu tài liệu.

Vấn đề trên được các nhà chức trách khá quan tâm. Vào ngày 17 tháng tư, Thủ tướng Shinzo Abe đã chỉ thị yêu cầu chính phủ xem xét lại thói quen lâu đời này, trong khi cùng ngày, Hiroaki Nakanishi, lãnh đạo của Keidanren, đã gọi hanko là “thứ vô nghĩa”. Nếu các công ty Nhật Bản chuẩn bị đưa hanko vào dĩ vãng, vậy thì văn hóa truyền thống nào sẽ bị đem ra xem xét tiếp theo?

Các công ty Nhật Bản khá nổi tiếng về việc tổ chức các cuộc họp thường xuyên, thường với số lượng lớn các nhân viên tham dự. Tuy nhiên, nếu có ít nhân viên có mặt tại văn phòng, thì liệu các cuộc họp có tiếp tục được tổ chức đều đặn? Liệu có đông đủ số người như vậy tham gia? Và nếu một người tham dự không có khả năng đóng góp ý kiến bằng bất kỳ cách nào, thì việc dành thời gian để tham gia vào các cuộc hội nghị qua video là có đáng giá hay không?Ngay cả sau khi kết thúc tình trạng khẩn cấp, nhiều công ty vẫn tiếp tục làm việc xen kẽ vào các ngày trong tuần và cho phép nhân viên của mình làm việc tại nhà.

Ông Ono tin rằng đại dịch sẽ giúp các doanh nghiệp nhận diện được sự lãng phí và buộc họ phải đánh giá được những thứ mà họ thực sự cần. “Cuộc đua hướng tới năng suất về cơ bản là cuộc đua hướng tới sự phân loại các cá nhân dựa trên khả năng, Tôi tin bạn sẽ thấy nhiều trường hợp kiểu như: ‘Công ty này có thể thực sự tồn tại mà không cần 10% nhân viên của mình’ đang diễn ra. Sẽ dễ dàng hơn nếu biết được những người nhân viên đó là ai. Và không chỉ con người, mà còn có nhiệm vụ và cả những mục tiêu nhất định phải được thực hiện trong một công ty. Sẽ tốt hơn nếu có thể nhận biết được những gì chúng ta cần và không cần trong công việc”.

“Cùng với đó, ở Nhật Bản vẫn còn tồn tại khế ước xã hội” “Chúng tôi có một hệ thống lifetime employment (thuê làm suốt đời), được ngầm hiểu là các công ty sẽ giữ chân những người nhân viên của mình, đặc biệt là vào thời điểm vô cùng khó khăn như thế này, chứ không hề giống như Mỹ, chỉ trong vòng 2 tháng mà có tới 36 triệu người thất nghiệp. Điều đó sẽ không xảy ra tại đây.”

Vậy, bản thân những người nhân viên thì sao? Trong môi trường mới mẻ và bất ổn này, nơi mà sự tiếp xúc trực tiếp không được khuyến khích và khuôn mặt của những người đồng nghiệp thì ẩn khuất sau những vách ngăn acrylic và màn hình máy tính, thì đâu mới là cuộc sống làm việc mà những người lao động Nhật Bản có thể mong đợi trong những tháng và có lẽ là những năm tiếp theo?

Báo cáo năm 2016 của Steelcase kết hợp với Công ty nghiên cứu thị trường Ipsos, có tên gọi “Engagement and the Global Workplace,” đã chỉ ra rằng chỉ có 1% nhân viên Nhật Bản được khảo sát là cảm thấy “có sự hứa hẹn cao và hài lòng với công việc”, trong khi con số trên toàn cầu là 13% nhân viên. Báo cáo cũng đã tiết lộ rằng chỉ có 35% nhân viên Nhật Bản là cảm thấy “vui vẻ khi đi làm”, so với 71% trên toàn cầu, và 39% nghĩ rằng công ty “khuyến khích họ bộc lộ hết khả năng của mình”, trong khi trên thế giới là 63%. Báo cáo còn kết luận rằng “hơn rất nhiều nhân viên trên bất kỳ quốc gia nào, người Nhật không cảm thấy hài lòng với chất lượng cuộc sống của họ trong công việc”

Giám đốc kinh doanh Shioda của Steelcase tin rằng vấn đề nằm ở văn hóa quản lý vi mô thực tiễn của Nhật bản, và ông rất lạc quan rằng đại dịch có thể khiến mọi thứ trở nên tốt hơn. “Về mặt tự nhiên, các công ty cần cắt giảm số lượng nhân viên làm công việc báo cáo lên trụ sở chính mỗi ngày, và đó là lý do tại sao họ sẽ có nhiều không gian hơn cho mỗi người nhân viên”, ông Shioda cho biết. “Họ sẽ có thể tập trung làm công việc của mình. Tôi chắc chắn rằng mức độ hài lòng giữa những người lao động Nhật Bản sẽ được cải thiện so với vài năm trước đây.”

Ông Shioda tin tưởng những thay đổi để cân bằng công việc – cuộc sống con người cũng như khoảng thời gian tiết kiệm được do không phải di chuyển tới công ty, nhờ vào thực tiễn làm việc tại nhà, cũng sẽ làm phong phú hơn cuộc sống của những người nhân viên.

Mặc dù vậy không phải ai cũng nghĩ rằng làm việc từ xa luôn là một điều tích cực.

“Mọi người đột nhiên được thông báo là không phải đến văn phòng và sẽ làm việc tại nhà, và thông qua trải nghiệm này, chúng tôi đã học được rằng, làm việc tại nhà không phải là điều không thể,” “Tuy nhiên, xét về mặt cảm xúc, văn phòng có thể là nơi mọi người kết nối và cảm nhận một phần của xã hội, và là một điều gì đó không thể biến mất hoàn toàn. Nếu bạn làm việc tại nhà, sẽ rất khó để nhét vào đầu bạn một tư tưởng rằng bạn thực sự thuộc về công ty mà bạn đang làm việc. Tôi nghĩ sẽ luôn có những văn phòng hoạt động như là một nơi mà mọi người có thể đến với nhau như một phần của cộng đồng”

Sự phổ biến của các bữa tiệc rượu trực tuyến trong suốt thời gian diễn ra tình trạng khẩn cấp đã cho thấy rằng việc hòa nhập với đồng nghiệp và khách hàng vẫn có khả năng tồn tại, bằng cách này hay cách khác. Đây là một thực tế gắn liền với sự phân bổ công việc và cuộc sống của người Nhật, tạo ra một thuật ngữ “nomunication” — một từ kết hợp của động từ tiếng Nhật “nomu” (uống) và tiếng Anh “giao tiếp”. Tacnom, một trang web trò chuyện bằng video đã thiết kế các bữa tiệc rượu trực tuyến và cho ra mắt vào đầu năm nay, thu hút hơn 2,4 triệu người dùng trong hai tháng đầu tiên.

Giao tiếp trực tuyến nói chung đã trở nên phổ biến rộng rãi hơn tại nơi làm việc của người Nhật trong thời gian diễn ra đại dịch. Một số người thậm chí còn cho rằng nó có thể dẫn tới một sự dân chủ hóa hơn nữa trong các công ty Nhật Bản.

“Nhật Bản có một hệ thống cấp bậc rõ ràng gồm trưởng ban, trưởng bộ phận, giám đốc, chủ tịch”. “Đây là trình tự thực thiện thông thường. Nhưng nếu bạn đang giao tiếp trực tuyến, thì rất dễ dàng để kết nối từ trên xuống dưới. Ưu điểm của nó là bạn có thể đưa ra những quyết định nhanh chóng. Khoảng cách giữa những người đứng đầu và cuối cũng được rút ngắn lại.” – phát biểu của ông Ogawa thuộc công ty Ushio.

Tuy nhiên, với sự cảm nhận sâu sắc về ảnh hưởng kinh tế của đại dịch, nhất là trong những tháng tới, thì việc xáo trộn một trật tự có sẵn có thực sự sẽ xuất hiện trong tâm trí của những người đứng đầu cơ quan hành pháp?

Nhật Bản chìm vào suy thoái trong quý I năm nay, với tổng sản phẩm quốc nội giảm 3.4%. Các nhà phân tích dự đoán rằng điều tồi tệ hơn sẽ xảy ra trong quý 2 này, dự kiến sẽ thu lại còn 21.5%, một con số kỷ lục trong dữ liệu chính thức kể từ năm 1955 trở lại đây.

Keisuke Wada, người phát ngôn cho công ty tư vấn mua bán và sáp nhập Funbook có trụ sở tại Tokyo cho biết: “Tôi nghĩ ưu thế của phần lớn các công ty sẽ phụ thuộc vào biểu hiện của họ”. “Chúng tôi đã trao đổi ý kiến với khoảng 3,000 công ty mỗi năm và đã nói chuyện với hàng trăm người chủ doanh nghiệp kể từ khi đại dịch bắt đầu xảy ra. Đa số họ thường hay đề cập tới vấn đề làm thế nào để có thể ngăn chặn thua lỗ và cải thiện vấn đề tài chính, mà rất ít khi thảo luận về việc làm thế nào để thay đổi văn hóa doanh nghiệp của mình.”

Tuy nhiên, nhiều người sẽ tranh luận rằng hai vấn đề này không loại trừ lẫn nhau. Sống chung với COVID-19 sẽ là một thực tế của các doanh nghiệp trong tương lai gần, và nếu đã làm việc rất chăm chỉ để thích nghi trong suốt những tháng qua, thì liệu họ có thực sự đủ khả năng để quay lại như trước đây?

James Riney, người đồng sáng lập và là CEO của công ty đầu tư mạo hiểm Coral Capital lại không nghĩ vậy.James Riney, người đồng sáng lập và là CEO của công ty đầu tư mạo hiểm Coral Capital có trụ sở tại Tokyo, cho rằng một khi quả bóng bắt đầu lăn, thì tốc độ thay đổi của Nhật Bản là rất nhanh chóng.

Một trong số những công ty mà Coral đầu tư vào đó là Graffer, một dịch vụ cho phép mọi người giao dịch trực tuyến với các công việc giấy tờ hành chính mà không cần phải trực tiếp đến văn phòng địa phương hoặc thành phố. Riney cho biết, văn phòng chính phủ đang liên hệ với Graffer để đưa các dịch vụ này vào sử dụng trực tuyến, và anh mong đợi rằng tốc độ thay đổi sẽ tăng lên kể từ bây giờ trở đi.

“Dường như có một nhạc điệu tuần hoàn tại Nhật Bản, đó là mọi thứ phải mất một thời gian khá dài mới xảy ra, và chúng xảy ra hết sức đột ngột,” Riney chia sẻ. “Virus corona đảm nhận vai trò như một chức năng cưỡng chế để thay đổi rất nhiều những điều đang diễn ra vĩnh viễn, những thứ theo cách nói vui của phương tiện truyền thông phương Tây thì Nhật Bản là một nước rất nặng về thủ tục giấy tờ. Và virus corona được gửi gắm như một chức năng cưỡng chế để làm phá vỡ các quy trình tồn tại này.

“Nhưng khi một điều gì đó xuất hiện và được chấp nhận tại Nhật Bản, chúng sẽ lan ra rất nhanh chóng”

Theo Japan Today